E-port - удобный инструмент
для взаимодействия сотрудников
Бизнес – процессы на базе Интранет.
Первый простой способ использовать Интранет портал для организации работы – разместить на нем инструкции и схемы бизнес – процессов.
Следующий уровень – использование Интранет портала для организации работы проектных групп и взаимодействия с заказчиками. Интранет дает возможность собрать в одном месте все сущности, относящие к проекту: документы, задачи, комментарии к задачам, описания, файлы.
Планирование работ с использованием E-port – быстрый и эффективный способ объединения сотрудников для реализации проектных задач, контроля загруженности сотрудников, анализа слабых мест в бизнес-процессах и своевременного их устранения. Cистема планирования обеспечивает возможность создавать различные типы задач: работа, встреча, звонок, подготовка документов и т.д. Это позволяет быстро, буквально с одного взгляда, оценить объемы и направления работы по проекту.
Планы работ и проекты, размещенные на Интранет портале, постоянный контроль их выполнения - надежный способ повышения производительности труда, контроля исполнительской дисциплины, повышения эффективности работы компании в целом.
База знаний
Создание базы знаний – первое и самое очевидное применение Интранет портала. Что понимается под этим термином?
База знаний компании – это совокупность проверенных техник и методик ведения вашего бизнеса, основа его информационной безопасности. Материальным выражением этих техник и методик являются должностные инструкции, регламенты работы, схемы бизнес-процессов, карты вопросов и ответов, методики продаж, описания продуктов, техники работы с возражениями клиентов.
Наличие базы знаний позволяет компании быстро подготавливать новых сотрудников для полноценной работы. База знаний – интеллектуальная собственность компании, это возможность повторного использования уже накопленного опыта.
Иногда возникает вопрос – а не опасна ли такая концентрация информации? Не может ли недобросовестный сотрудник «увести» все эти данные к конкурентам или использовать для построения собственного бизнеса, моделирующего ваш? Может, но важно понимать, что если кто-то имеет серьезное намерение смоделировать ваш бизнес, то он это сделает. Другое дело, что даже если у вас есть вся техническая документация, например, для производства самолета, то достаточно ли этого для организации своего собственного бизнеса по производству самолетов и их продаже?
Малый бизнес, как правило, очень плотно «завязан» на личность своего владельца, на его связи и опыт. А это именно то, что скопировать и смоделировать практически невозможно.
C другой стороны несомненные выгоды - наличие документированного описания собственного бизнеса позволяет самому владельцу или руководителю плотнее контролировать процессы, находить и устранять возможные узкие места, беречь огромное количество собственного времени и нервов, которые зачастую расходуются на многократное повторение некоторым сотрудникам одних и тех же правил или требований.
Документы и инструкции
Со временем в любой компании становится все больше и больше различных документов, и вполне естественно возникают проблемы организации их хранения и разграничения доступа. Интранет портал предоставляет удобные механизмы для публикации, структурированного хранения и поиска нужных сотрудникам документов.
Какие типы документов рекомендуется обязательно размещать на Интранет портале?
Это основные документы, которые обеспечивают работу вашей компании: приказы, инструкции, шаблоны договоров, описания продуктов, схемы бизнес-процессов, регламенты.
Для удобного доступа документы не должны просто храниться в одном каталоге, их необходимо рассортировать по типам и хранить в тематических папках. Например, приказы хранятся в папке «Приказы», в которой создаются подпапки для каждого календарного года.
При хранении документов удобно использовать систему тегов – специальных меток, назначаемых для быстрого поиска необходимой группы документов. Примерами тегов могут быть «бухгалтерия», «отпуск», «шаблон», наименование продукта или услуги. Структурирование документов не только по папкам, но и по тегам позволяет создавать любые произвольные «срезы» документов, связанных с одной предметной областью.
Например, тег с наименованием услуги, показывает в результатах поиска приказ, который вводит эту услугу, инструкции, с ней связанные и схемы соответствующих бизнес-процессов.