Модуль «Проекты»
Интранет портал и система управление проектами
Система управления проектами Интранет портала - один из важных элементов построения удобной и эффективной модели работы в вашей компании.
Что такое проект
Обычно под проектом понимается некий набор действий, который в конечном итоге должен привести к какому-либо значимому и измеримому результату.
Задача - это минимальный набор действий в рамках проекта, который дает некий законченный результат.
Система управления проектами - система планирования и автоматизированного контроля выполнения проектов.
Основные принципы системы управления проектами
В системе управления проектами Интранет портала применяется настраиваемая градация классов задач. В качестве базового принят широко известный и достаточно понятный принцип «время - деньги» (© Автор идеи, как вы знаете, изображен на купюре в $100). И сам проект и каждая задача в проекте оцениваются по двум параметрам: сколько времени на ее выполнение потребуется и какой доход оно - это потраченное время - принесет.
Стандартные категории срочности - «потом», «нормально», «важно» не очень хорошо помогают в расстановке приоритетов. Что для клиента «срочно», для Вашей компании может быть задачей второй, а то и третьей очереди. И что делать исполнителю, у которого в очереди уже несколько задач категории «срочно»? Практика показывает, что в этом случае исполнитель выберет не самую срочную работу, а самую интересную для него.
При оценке задач по критерию «время-деньги» картина получается более понятной и для исполнителя и для бизнеса:
A - требует для выполнения мало времени и дает высокий результат (доход)
B - требует для выполнения мало времени, но приносит незначительный результат
С - большого количества времени, но приносит значительный результат
D - требует большого количества времени и приносит незначительный результат
Можно ли создать более широкую градацию классов задач? Конечно можно, если этого требует специфика Вашего бизнеса. Управление классами проектов и задач осуществляется через модуль «Параметры проектов» в административном интерфейсе Интранет портала.
Для удобства работы со списком проектов вы можете использовать цветовую индикацию, объединять проекты в группы, проставлять им статусы или ориентироваться по проценту выполненных работ. Имея в качестве параметра оценки еще и срок выполнения задачи, исполнитель и менеджер проекта могут обоснованно и быстро определить очередность работ.
Понятно, что если сначала будут выполняться задачи класса "А", потом "B", то в результате и компания получит более высокую производительность труда, т.к. соотношение количества завершенных задач по отношению к затраченному времени будет более высоким.
Почему система управления проектами ведет учет в часах
Сотрудник - не многозадачный процессор компьютера. Это значит, что в один интервал времени он может эффективно заниматься только одной задачей. Под эффективностью мы понимаем выполнение задачи в минимально возможные сроки с максимально возможным качеством.
Для того, чтобы планировать работу удобно использовать понятие «тайм-слот». Это минимально возможный интервал рабочего времени для планирования. Часто в качестве интервала для одного тайм-слота используют 15 минут.
Почему выбирают такой интервал? За 15 минут можно:
- написать расширенный ответ на электронное письмо.
- позвонить клиенту и согласовать вопрос (да, клиенты бывают разные, но если вопрос не решается за 15 минут по телефону, то в этом случае надо или писать письмо или организовывать личную встречу чтобы подключить визуальный канал воздействия).
- прочитать новость на сайте конкурентов и сформулировать свою концепцию по новой услуге для доклада руководству.
- не торопясь выпить чашку кофе, при этом подумав о развитии бизнеса компании.
Для более серьезных и длительных задач обычно рекомендуется выделять интервалы, кратные тайм-слоту.
Типы задач в системе управления проектами
Типы для задач в проекте введены для наглядности процесса работы по проекту, т.к. каждому типу задачи соответствует своя иконка.
Какие типы задач бывают в любом бизнесе:
- звонок
- документ
- переговоры
- поставка
- и т.д.
В соответствии со спецификой именно Вашего бизнеса Вы можете создать свои типы задач и настроить их параметры, например, вид иконки, задать время планирования для данного типа задач.
Задачи можно объединять в логические группы, причем в группу могут входить задачи разного типа. Уровень вложенности задачи определяется ее кодом (например: «01», «01.01 » и т.д.).
Шаблоны проектов
Проекты, как-правило, все разные, но, возможно, Вы по набору задач можете выделить некие типовые проекты. Для таких типовых проектов мы рекомендуем создать шаблоны проектов. Например, для разработки корпоративного сайта характерен такой набор задач:
- переговоры с клиентом
- согласование технического задания
- подписание договора
- предоплата
- разработка дизайна
- утверждение дизайна
- подписание акта
- верстка
- кодирование
- тестирование клиентом
- подписание акта
- окончательный расчет
- перенос сайта на хостинговую площадку
В конкретных проектах могут меняться клиенты, могут меняться сроки, могут появляться дополнительные подзадачи, но базовый набор задач по проекту типа «Разработка корпоративного сайта», как правило, остается неизменным.
Описание проекта
Мы рекомендуем обязательно заполнять форму описания проекта и, в процессе работы над проектом, дополнять и обновлять ее.
В описании проекта обычно указывают:
- цель проекта (зачем)
- целевую аудиторию (для кого)
- контакты Заказчика по проекту (с кем)
- другую значимую информацию
Что еще написать в описании проекта? Вероятна ситуация, что в процессе работы у Вас поменялся менеджер, который вел этот проект. Что должен знать новый менеджер проекта для того, что начать работать при отсутствии возможности контакта с предыдущим менеджером? Вот это и должно быть отражено в описании проекта.
Участники проекта
Менеджер проекта имеет возможность подключать к работе над проектом других сотрудников и предоставлять им необходимые права в проекте. Если сотрудник назначается ответственным за какую-либо задачу в проекте, то он автоматически включается в список участников проекта.
Могут ли участники проекта видеть задачи других участников проекта? Наша позиция - могут и должны. Над проектом работает команда, в команде все должны знать, кто и чем занимается. Просто представьте, что футболисты одной команды на поле не видят друг друга и не понимают, кто и что делает. Как сможет играть такая команда?
Комментарии и автокомментарии
Комментарии нужны для обсуждения работы по проекту и информирования участников проекта. Вы спросите, а почему для этого нельзя использовать электронную почту? Конечно можно, но гораздо удобнее, когда все, что связано с проектом находится в одном месте, в т.ч. и история обсуждений и каких-либо изменений в проекте.
Комментарии могут быть «привязаны» как к проекту в целом, так и к конкретной задаче проекта. Для того, чтобы посмотреть комментарии по конкретной задаче, выберите эту задачу в списке задач на странице комментариев проекта.
При изменении каких-либо параметров проекта или задачи система автоматически добавляет новый комментарий, в тексте которого указаны изменившиеся параметры. Такой комментарий имеет статус «системного» (автокомментарий) и не может быть отредактирован.
Система автоинформирования раз в 15 минут (тайм-слот :-)) проверяет наличие новых комментариев и, при их наличии, отправляет уведомления участникам проекта. Менеджеру проекта приходят все уведомления по проекту, ответственным по задачам - только изменения по их задачам. В рамках одного проекта все новые комментарии объединяются для получателя в одно письмо.
Прикрепленные файлы
К рабочему пространству проекта участники могут прикреплять файлы, доступные всем участникам проекта. Это могут быть документы MS Word или Excel, презентационные материалы, технические схемы, диаграммы в Visio и т.д.
Связанные проекты
Иногда один проект зависит от результатов другого проекта, например в них используются какие-либо общие компоненты. Для удобства контроля такого взаимодействия Вы имеет возможность добавить ссылки на другие проекты, связанные с этим проектом.
Группировка проектов
Проекты можно объединять в группы. Это удобно, например, для быстрой визуальной оценки объемов и приоритетов работ.
Как правило, основной доход компании приносят внешние проекты, поэтому они на первом месте в списке проектов.
На втором месте внутренние проекты, которые также в силу производственной необходимо необходимо реализовывать.
На третьем месте - системные проекты. Это, как правило, внутренние проекты категории «С», т.е. те проекты, которые могут впоследствии принести доход компании, но требуют значительных временных затрат.
На последнем месте (в группах, но не по стратегической значимости для компании!) - проекты по сопровождению существующих клиентов. В этих проектах отражаются работы, например, по обновлению установленного программного обеспечения. Как правило, это проекты с задачами категории «C» или «D», т.е. не приносящие существенного дохода компании, но требующие постоянного или периодического привлечения сотрудников Вашей компании для их выполнения.
Группировка проектов может быть настроена через модуль «Параметры проектов» административного интерфейса Интранет портала.
Тема организации оптимального управления проектами обширна и многогранна. Возможно, что в рамках запуска в Вашей компании Интранет портала с системой управления проектами Вы, совместно с нашими специалистами, найдете новые и более эффективные чем сейчас, варианты автоматизации этих процессов.